Meeting Management

Steigern Sie die Produktivität der Terminplanung und -rapportierung inkl. Verfügbarkeitsprüfung

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Steigern Sie die Produktivität der Terminplanung und -rapportierung inkl. Verfügbarkeitsprüfung

Ausgangslage

Terminplanung und -Rapportierung

Microsoft Dynamics CRM unterstützt die Benutzer bei der Terminplanung und -Rapportierung. Der "Betreff" des Termins und der "Ort" muss jedoch manuell eingegeben werden, obwohl diese Informationen in den meisten Fällen bereits beim Kontakt / der Firma / dem Lead hinterlegt sind.

Bei "Verkaufschancen" und "Anfragen" werden für den Aussendienstmitarbeiter relevante Informationen eingepflegt, jedoch werden diese nicht in den Termin / die Terminnotizen auf das Handy des Vertriebsbeauftragten synchronisiert.

Verfügbarkeitsprüfung

Beim Erstellen von Terminen prüft Microsoft Dynamics CRM ausschliesslich die Verfügbarkeit des Benutzers im CRM-System. Auf eine Verfügbarkeitsprüfung in Microsoft Exchange, wo allenfalls auch über Outlook verwaltete Termine wie z. B. private oder interne Termine eingetragen sein könnten, verzichtet es.

Lösung

Terminplanung und -Rapportierung

Das AddOn Meeting Management beschleunigt den Prozess der Terminerfassung und –Rapportierung. Dazu entlastet das AddOn den Benutzer vom Erfassen der Termin-Betreffs und Orts-Informationen und speichert wichtige Informationen in der Beschreibung.

Die Termin-Informationen (Betreff, Ort, Beschrieb) werden in Microsoft Outlook und damit auch ins Mobile Outlook synchronisiert. Alle wichtigen Termininformationen stehen dem Aussendienstmitarbeiter damit auch unterwegs zur Verfügung. Bei Ankunftsverspätungen oder Terminverschiebungen kann der Kunde via Mobile telefonisch kontaktiert werden.

Verfügbarkeitsprüfung

Das AddOn beinhaltet zudem eine unidirektionale Schnittstelle zwischen Microsoft Exchange und Microsoft Dynamics CRM. Das AddOn erlaubt die Konfiguration, für welche Termintypen, von Microsoft Exchange/Outlook, Meldungen im CRM-System angezeigt werden sollen und für welche nicht (Frei, Beschäftigt, Abwesend, mit Vorbehalt, Keine Angabe).

Nutzen

  • Zeitersparnis bei Terminplanung und –Rapportierung
  • Schneller Zugriff auf relevante Termininformationen von unterwegs
  • Höherer Termin-Erhebungsgrad auf Grund der Entlastung der Aussendienst-Mitarbeiter
  • Nutzung von Wartezeiten für die Terminvorbereitung
  • Bessere Auskunftsbereitschaft bei Einblick in Kalender von Arbeitskollegen
  • Effizientere Terminierung für Aussendienst und Callcenter
  • Verfügbarkeitsprüfung / Berücksichtigung privater und interner Termine bei der Terminplanung

Funktionalität

Terminplanung und –Rapportierung

  • Das Feld "Ort" wird automatisch mit Adresse, Ort und Telefonnummer abgefüllt, das Feld "Betreff" mit dem Firmennamen (B2B) oder der Vornamen/Nachnamen-Kombination (B2C).
  • Weiter können CRM-Attribute aus diversen Entitäten (z. B. Informationen über die zu besprechende Verkaufschance) in die Terminbeschreibung synchronisiert werden. Dies unterstützt den Aussendienstmitarbeiter bei der Vorbereitung des Termins ohne das er Zugriff auf CRM haben müsste.

Verfügbarkeitsprüfung

  • Bei der Planung von Terminen in Microsoft Dynamics CRM werden in der CRM-Terminmaske Warnungen angezeigt, wenn der terminanwesende Benutzer (eingetragen im Feld „Planung“ der Terminmaske) zu dieser Zeit bereits einen Termin in Microsoft Exchange Kalender eingetragen hat.
  • Die Zuweisung von Benutzern in Microsoft Dynamics CRM zu Microsoft Exchange basiert auf deren E-Mailadresse.
  • Aktuell wird Microsoft Exchange Server 2007 und 2010 mit SP1 unterstützt.

Meeting Management Ergebnis

Zusatzinformationen

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Releases
Version 7.1.2
Publikationsdatum 30.03.2016
Sprache * DE / EN

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